Política de privacidad
1. Quién presta Trackxis
Trackxis es un software de gestión para estudios jurídicos: expedientes, clientes, agenda, tareas, documentos, comunicaciones y cobranza. Trackxis es un producto de Ruta Labs («nosotros»). La aplicación se ofrece en app.trackxis.com.
2. Trackxis y los estudios jurídicos
Trackxis se contrata por estudios jurídicos. Cada estudio tiene un espacio propio y separado de los demás, decide quién de su equipo accede y con qué rol, y decide qué información de sus clientes y de sus casos registra.
Respecto de esa información, el estudio es quien la controla y Trackxis la trata únicamente por cuenta del estudio, para prestarle el servicio. Respecto de los datos de las cuentas de las personas que usan Trackxis, los tratamos para dar acceso, prestar y proteger el servicio.
3. Qué datos tratamos
- Usuarios y autenticación. Nombre, correo e identificador de la cuenta de Google con la que la persona inicia sesión, el estudio al que pertenece y el rol que ese estudio le asignó.
- Expedientes y clientes. Los datos que el estudio registra de sus clientes (por ejemplo, nombre, datos de contacto e identificación), sus casos, etapas, tareas, reuniones y notas.
- Documentos. Los archivos que el estudio sube a un expediente (por ejemplo, PDF o imágenes), con sus versiones y metadatos.
- Comunicaciones. Los correos que el estudio envía desde Trackxis a sus clientes: destinatarios, asunto, cuerpo, adjuntos y su estado de envío, y los borradores que redacta.
- Datos financieros y operativos. Honorarios, cuotas, pagos, movimientos, monedas y tipos de cambio que el estudio registra. Trackxis no procesa pagos con tarjeta ni guarda datos de tarjetas.
- Integraciones que el estudio active. Con Calendly, las reservas de sus clientes (nombre, correo, teléfono y respuestas del formulario). Con Google, la dirección de la cuenta conectada como remitente y un permiso para enviar correos desde ella.
- Datos técnicos. Registros de funcionamiento de cada petición: identificador de la petición, ruta sin parámetros, resultado, duración, estudio y persona. No incluyen el contenido de expedientes, documentos ni correos.
4. Para qué los usamos
- Prestar el servicio que el estudio contrató y mostrar a cada persona solo lo que su rol le permite.
- Proteger el servicio: autenticación, control de acceso por estudio y rol, prevención de abuso y detección de fallos.
- Dar soporte cuando el estudio o una persona usuaria lo pide.
- Cumplir obligaciones legales que nos sean aplicables.
No vendemos datos personales, no los usamos para publicidad ni para perfilar a nadie con fines ajenos al servicio, y no los usamos para entrenar modelos de inteligencia artificial.
5. Google, Firebase y la API de Gmail
Trackxis usa servicios y API de Google:
- Inicio de sesión (Google Sign-In mediante Firebase Authentication). Solo recibimos la identidad básica de la cuenta: nombre, correo e identificador.
- Envío de correo (API de Gmail). Si un estudio conecta una cuenta de Gmail o Google Workspace como remitente, Trackxis solicita únicamente el permiso
gmail.send. Lo usa solo para enviar las comunicaciones que una persona autorizada del estudio redacta o aprueba en Trackxis, desde un remitente que el estudio autorizó y en relación con sus expedientes. Nada se envía de forma automática.
Trackxis no lee, no lista, no descarga y no modifica los mensajes del buzón, no accede a sus etiquetas ni borradores de Gmail, no usa datos de Google para publicidad ni para perfilar a nadie, y no los comparte con terceros salvo en lo necesario para realizar el envío. La autorización se guarda cifrada y el estudio puede revocarla en cualquier momento desde Trackxis o desde la cuenta de Google.
El uso y la transferencia de la información recibida de las API de Google se ajustan a la Política de datos de usuario de los servicios de API de Google, incluidos los requisitos de uso limitado.
Trackxis's use and transfer of information received from Google APIs will adhere to the Google API Services User Data Policy, including the Limited Use requirements.
6. Calendly
Si un estudio integra Calendly, Trackxis recibe las reservas que sus clientes hacen en la agenda de ese estudio para crear o actualizar reuniones y solicitudes. El estudio decide si activa la integración y puede desactivarla.
7. Proveedores que intervienen
- Google Cloud / Firebase: autenticación, base de datos y almacenamiento de archivos.
- Vercel: alojamiento de la aplicación y de la API.
- Google (API de Gmail): envío de correos, solo si el estudio conecta un remitente.
- Calendly: agenda de reuniones, solo si el estudio lo integra.
8. Dónde se almacenan
La información se almacena en la infraestructura de esos proveedores, que puede estar ubicada fuera del país de la persona usuaria, bajo sus propias condiciones de seguridad y privacidad. Cada estudio queda separado de los demás dentro de esa infraestructura.
9. Seguridad
La información viaja cifrada (HTTPS). Cada estudio está aislado de los demás y cada persona accede solo según su rol. Las autorizaciones de correo se guardan cifradas. Los cambios relevantes quedan en una bitácora de auditoría. Ningún sistema es infalible; si detectamos un incidente que afecte a datos personales, lo comunicaremos al estudio afectado.
10. Cuánto tiempo los conservamos
Conservamos la información de un estudio mientras su cuenta esté activa. Cuando la relación con un estudio termina, sus datos se devuelven o se eliminan según lo acordado con ese estudio, salvo lo que deba conservarse por obligación legal. Suspender un estudio no borra su información.
11. Derechos y solicitudes
Según la ley aplicable, puedes pedir acceso, rectificación o eliminación de tus datos, u oponerte a su tratamiento. Si eres cliente de un estudio que usa Trackxis, dirige tu solicitud primero a ese estudio, que es quien controla esa información; lo ayudaremos a responderla. Para cualquier otra solicitud, escríbenos al contacto indicado abajo.
12. Cookies y almacenamiento del navegador
Trackxis no usa cookies de publicidad ni de analítica. Usa el almacenamiento del navegador para mantener la sesión iniciada y recordar preferencias (como el tema visual) y, durante la conexión de una cuenta de correo, una cookie técnica de corta duración que protege ese proceso.
13. Cambios en esta política
Si cambiamos esta política, publicaremos la nueva versión en esta página con su fecha de actualización.
14. Contacto
Para consultas sobre privacidad: soporte@trackxis.com.